ドキュメント制作の感性を磨く

最近では、違う業種の企業や団体などが連携してプロジェクトを進めることが多くなりました。
組織の枠を越えてやりとりするようになると、困るのがファイルの共有です。

企画書、プレゼン資料、チラシ･･･etc.
あらゆるドキュメントの作成にPowerPointが使われますが、「PowerPointが入っていないから確認できない」「バージョンが違うから開けない」など、ＰＣ環境の違いから、問題が起こってきます。

そんなときに便利なのが、Microsoft社のWindows Liveという無料のサービスです。
http://windowslive.jp.msn.com/

チームのみんなでこのＩＤを取得しておくと、Windows Live SkyDriveというオンラインストレージが利用できるようになり、ファイル共有が簡単にできます。

SkyDriveに共有したいファイルをアップロードし、共有したい相手のみにアクセスの権限を設定すれば、部外者に見られることもありません。

私がこのSkyDriveで一番便利だと思うのが、上述の「PowerPointファイルが開けない」問題の解消です。
アップロードしたファイルは、SkyDrive上で開くことができるのですが、その場合、ＰＣにPowerPointが入っていなくても見ることができるのです。バージョンが違っていても大丈夫です。
簡単な編集なら、オンライン上で行うこともできます。



「ブラウザーで編集」をクリックすると・・・

このように表示されます。



もちろん、
・大きなサイズのファイルをＰＣ内に保存しなくてよい
・ファイル送信の手間が不要
などのメリットもあります。

無料で利用できる便利なサービスはたくさんありますが、意識して探している人以外には、案外知られていないもので、いつももったいないと感じています。
「不便だなぁ」と感じたら、このようなサービスを探して活用して、効率化していきたいですね。